Gezocht: nieuwe Front Office medewerkster (telefoniste/receptioniste)

Wij zijn per 12 december op zoek naar een representatieve sportief ingestelde dame die de functie van front office medewerkster kan vervullen. We verwachten van onze nieuwe collega dat deze communicatief sterk is, in staat is om goed samen te werken met collegae, klantvriendelijk is en mee kan denken in haar eigen werkprocessen.
De vacature betreft 24 uur per week verdeeld over 3 werkdagen. Onze hoofdlocatie in het sportcentrum op de Universiteit Twente zal de vaste werkplek worden. Voor de inhoud van de werkzaamheden zie de onderstaande taakomschrijving.

Topvorm Twente is een dynamische fysiotherapiepraktijk die vooral gericht is op de actieve patiënt. Met een team van 14 fysiotherapeuten en 2 front/back office medewerksters zijn wij als team werkzaam. De praktijk heeft 4 vestigingen waarvan 3 in Enschede (Universiteit Twente, Saxion Hogeschool, The Gallery) en 1 in Hengelo (CLUB-LIFE).

Wil jij ons team komen versterken, stuur dan je sollicitatiebrief en CV voor 25 november naar niki@topvormtwente.nl

Taakomschrijving telefoniste/receptioniste

Doel:
Balie en telefoonwerkzaamheden waarbij het beantwoorden van vragen van patiënten en het plannen van patiënten centraal staat.

Organisatie:
De telefoniste / receptioniste:

· is representatief klantvriendelijk, het aanspreekpunt van de praktijk via telefoon, mail en aan de balie.
· draagt een eigen professionele verantwoordelijkheid voor de beroepsuitoefening.
· ressorteert onder de praktijkhouder of onder een door de praktijkhouder aangewezen leidinggevende fysiotherapeut / medewerker.

Takenpakket:
De telefoniste / receptioniste heeft de volgende taken:

· het bemannen van de balie, balie werkzaamheden, beantwoorden van vragen, het plannen van patiёnten, het beheer van de agenda’s en het uitgeven van fitness passen.
· het aannemen van de telefoon, , beantwoorden van vragen, het plannen van patiёnten, het beheer van de agenda’s en het doorverbinden naar collega’s.
· het beantwoorden van de binnenkomende mail, beantwoorden van vragen, het plannen van patiёnten, het beheer van de agenda’s, en het doorsturen van relevante mail.
· het invoeren van nieuwe patiёnten en het vastleggen van de n.a.w gegevens.
· informeert de patiënt over de verzekeringsvoorwaarden en het huisreglement.
· het notuleren en uitwerken van notulen van (praktijk)vergaderingen.
· het plannen van vergaderingen intern en extern.
· het opstellen van brieven naar derden.
· stelt prioriteiten en draagt zorg voor de planning van de werkzaamheden.
· scanwerkzaamheden en koppelen van bestanden binnen het administratiesysteem en boekhoudsysteem.
· voert administratieve taken uit, zoals proeflezen, tekstverwerking, postbehandeling.
· voorbereidingen declaraties naar de zorgverzekeraars
· bankzaken registreren en onderhouden van betalingsgegevens (boekhouding), facturen en andere documenten.
· beheer van social media en website tekstueel.
· registreert het uitlenen en verkoop van materialen en beheert de kas.
· beheert de verkoop van materialen
· onderhoudt de receptie omgeving/praktijk.
· werkt mee aan de continuïteit van de praktijk, waarbij behoud of uitbreiding van de praktijk het doel is.